Oavsett vad det gäller har alla förhandlingar en gemensam nämnare:
Går du naken in så går du naken ut!
Så om du ska vara framgångsrik i din förhandling är det helt avgörande hur duktig du är på din egen FGF – det vill säga hur bra du är på att Förbereda, Genomföra och Följa upp din förhandling.
Det du kan vara helt säker på är att om du bara förbereder dig på ett bra sätt ökar dina chanser att lyckas med minst 70%. Går du däremot in till motparten utan att göra din egen hemläxa kan du också glömma att du ska lyckas det minsta i en förhandling med en motpart som har gjort just det. Risken är då att du bara sitter där och tar emot hans argument utan att kunna ge ett bra svar – då blir du lätt avklädd in på bara skinnet.
Så förbereder du dig inför din förhandling
Innan du går in i en förhandling är det viktigt att du tar fram underlag dels för dina egna produktionssiffror och nyckeltal, dels en analys av din kunds verksamhet – deras styrkor och svagheter. Räkna också på vad varje krona eller 50-öring har för värde för dig och ditt företag på kanske 5 eller tio år. Glöm inte att du kommer att ha med dig varje krona du kan räkna hem i årets förhandling i många år framöver, så värdet blir ganska högt även av det som kan tyckas vara relativt små summorna idag. Ger du bort dom så förlorar du självklart lika mycket så ta vara på alla möjligheter att både skapa bättre förutsättningar från kunden eller räkna på vad det kostar om man inte kan uppfylla det man lovar.
Ha alltid en plan B
En av de viktigaste sakerna att göra under dina förberedelser är att ta fram plan B, det vill säga att ta fram en plan för vad du gör om din motpart inte på något sätt är beredd att gå dig till mötes. Om du till exempel bara får ut hälften av vad du själv anser vara din nedre smärtgräns måste du ha bestämt redan innan hur du ska agera. Kommer du att behöva dra ned på personal eller annat för att minska dina fasta kostnader? Eller har du undersökt om det finns andra kunder som är intresserad av dina tjänster? Det viktigaste är att du inte sitter handfallen och bara accepterar motpartens erbjudanden om dessa inte skapar mervärde för ditt företag.
Dags att ta plats vid förhandlingsbordet
När du gjort din hemläxa, plockat fram allt du behöver och tänkt ut plan B kan du känna dig trygg i att du är så mycket starkare när det väl är dags att genomföra din förhandling. Det viktigaste att tänka på när det är dags att sätta sig vid förhandlingsbordet är att du aldrig ska vara ensam på en förhandling. Ta med revisorn, ekonomiansvarig, svärmor eller någon annan som är skrivkunnig men gå aldrig ensam. Om det då under förhandlingen börjar kärva till sig och motparten börjar ta för stor plats bör du förmodligen ajournera förhandlingen och ta en paus för att tänka efter och diskutera med ditt sällskap. I de fallen måste du också kunna plocka fram andra förslag som kan lösa upp ett låst läge men låt aldrig motparten ta kommandot utan avbryt då hellre. Boka en ny tid om några veckor så du hinner tänka efter.
Även om förhandlingen förs i god anda så är det alltid klokt att ajournera förhandlingen ett antal gånger och gå ut för att i lugn och ro diskutera de förslag och bud som motparten lägger fram innan du lägger fram ett motbud. På så vis får du tid att tänka och räkna på hur olika förslag påverkar din ekonomi vilket ofta är helt avgörande för ditt företag. Även om motparten tycks vara låst med vissa bud finns det oftast möjlighet att hitta nya vägar och förslag.
Var noga med dokumentationen
Man ska alltid föra anteckningar vid alla förhandlingar och i en diskussion om priser och förutsättningar är det speciellt viktigt att notera alla viktiga saker som diskuteras under förhandlingen. Givetvis ska man även dokumentera vad man kommit överens om i slutändan. Att tro att man ska komma ihåg allt som sagt under kanske 5-6 timmars diskussioner kan man glömma. Dina minnesanteckningar är dels viktiga för att checka av och kontrollera att allt stämmer när man sedan får avtalet, men lika viktiga är de också vid starten på nästa års förhandling. Det du inte fick igenom denna gång kan du kanske använda vid nästa förhandling. Kräv också att få avtalet så fort som möjligt medan du har diskussionerna färskt i minnet.
Under avtalets gång
När avtalet väl är på plats har ni förhoppningsvis nått ett avtal som är gynnsamt för dig och ditt företag. Kom ihåg att löpande följa upp att kunden uppfyller de förutsättningar man kommit överens om och begär omförhandling om så inte är fallet.
Om du trots allt känner att du i avtalet inte fått gehör för dina synpunkter är det kanske dags att inför nästa förhandling fundera över nästa steg i ditt företags utveckling. Det absolut sämsta är att fortsätta att köra åt en kund som inte går att förhandla med på lika villkor, och som ett resultat av det sakta men säkert dränera företaget på det kapital man kanske sparat ihop under många år. Det svåraste för en företagare är ju att tänka på att avveckla hela eller delar av verksamheten, men börjar ekonomin försämras och du inte ser någon ljusning så måste du börja fundera på nästa steg i ditt företagande, och detta innan det gått för långt.
Stort lycka till med ditt förhandlande i framtiden.
