Varför ska du arbeta med uppföljning?
Uppföljning och nyckeltal – känns det krångligt och tråkigt? Vet du inte var du ska börja? Ett företag som inte har löpande kontroll på sin verksamhet och ekonomi riskerar att ständigt ligga tvåa eller trea på bollen om man nu kan uttrycka sig så. Och lugn, det behöver inte vara så svårt.
Först behöver du dock förstå varför det är så viktigt att arbeta med uppföljning. Vilken nytta har egentligen nyckeltalen och den ekonomiska uppföljningen för dig som entreprenör?
Det finns givetvis många fördelar men två starka argument till att du har mycket att tjäna på att arbeta med uppföljning är att det:
- Skapar fördelar vid förhandling
- Skapar förståelse, motivation och engagemang hos personalen – något som oftast resulterar i en mer effektiv och lönsam verksamhet.
- Ger en god inblick i hur du ska styra din verksamhet – och hur du inte ska arbeta.
Skapa fördelar vid förhandling
En sak är säker – den dagen du ska gå in i en förhandling med din kund för att diskutera ditt nya avtal och prisnivåer är all fakta du kan presentera ovärderlig. Om du som entreprenör inte kan bygga upp dina krav på fakta så får du svårt att övertyga din motpart – till exempel om hur mycket dina kostnader ökat sen den senaste förhandlingen eller hur mycket en extrempost försämrat ditt intjänande. Att alla ibland får köra objekt som av yttre omständigheter innebär att du inte har en chans att köra in den timersättning som du har i normala objekt är ju inget konstigt, men ibland kan det uppstå diskussioner om vad som då ska räknas som extremobjekt med rätt att köra på timersättning. Då kan svart på vitt vara värt många tusenlappar.
Taget ur en verklig händelse är exemplet om en entreprenör som började med att följa upp sina objekt löpande i ett enkelt excel-ark. Han följde upp vad ackordspriset gav för utfall per körd timme och jämförde med den kalkyltimpenning han hade. I 10 av tolv objekt såg han att han körde in lite mer än den fastställda timpenningen, i ett av de andra blev resultatet närmare 20% lägre än den kalkylerade timpenningen vilket berodde på mycket sämre yttre förutsättningar. Vid förhandlingen fick han detta objekt omvandlat till timtid tack vare att han med hjälp av sin uppföljning kunde visa svart på vitt hur allt hängde ihop och att han i normalobjekt klarade av att köra in en viss timpenning. Utan uppföljning hade han inte haft koll på den avvikelsen mer än att han kände att det inte gått så bra, vilket hade gjort det oerhört svårt att övertyga kunden om dessa förhållanden.
Skapa förståelse, motivation och engagemang hos personalen
Att tillsammans med personalen upprätta kalkyler och ekonomiska mål skapar engagemang och blir också ett underlag för att veta när man måste signalera då saker inte fungerar som dom ska. Då personalen vet förutsättningarna för hur mycket som måste köras in per timme, dag och vecka reagerar de sannolikt då förutsättningarna på objekten inte håller det som utlovats. En löpande uppföljning ger också ett bra underlag för en diskussion med alla anställda om vilka krav på produktion som finns för att företaget ska överleva och skapa en hållbar och trygg arbetsplats över tid.
Rådet är därför att alla som inte har en månadsvis löpande uppföljning ser till att tillsammans med personalen skapa en så snart som möjligt. Upprätta maskinkalkyler, gör en årsbudget och fördela årskostnaden per månad beroende på hur många arbetsdagar varje månad har efter alla ledigheter med mera. Bestäm vilka intäkter ni behöver per maskin och vecka/månad och sätt ett tydligt mål för intjänandet. Var sedan noga med att ge månadsvis feedback till de som varit med och kom ihåg att inte göra det för svårt så att ni inte orkar att fullfölja det – bättre enkelt och effektivt än stort, svårt och tungrott.
Gör det inte för svårt
Det skrivs många spaltmeter om hur viktigt det är att följa upp varje kostnadspost och veta exakt hur mycket allting kostar. Visst kan det väl vara intressant att veta hur mycket kostnaden för varje kedjelänk ökar eller hur stor del av intäkten kontorsmaterialet kostar i procent. Det går ju att följa allt i detalj så mycket att man snart ledsnar på den typen av uppföljning och helt enkelt återgår till att bara köra och se i efterhand hur det går. Dessvärre hamnar då många entreprenörer i det läget där de måste välja – allt eller inget – och sorgligt nog tvingas många göra det sistnämna valet. Men det går att göra uppföljningar som på ett enkelt och nyttigt sätt ger företaget ett bra underlag för en ekonomisk uppföljning är ”good enough” – att göra lite är alltid bättre än att inget.
Den enklaste varianten på uppföljning är att man sammanställer vad intäkten skulle ha varit då man räknar sina G0 timmar mot kalkyltimpenningen och sen jämför utfallet mot det inkörda beloppet på ackordet. Vad skiljer då i inkört per G0 timme? Lägg då även in uppgifter på volym, medelstam, körväg och andra uppgifter som du kan ha nytta av att veta och på det enkla sättet kan du ha koll på vad varje objekt ger för resultat och du har lätt att visa på de objekt som har stora avvikelser. Fyller du sen på ett excel-ark löpande så ser du snart hur allting hänger ihop och har mycket kött på benen i alla diskussioner.
Kom ihåg! Lita inte blint på motpartens underlag
Det finns otaliga exempel på prislistor och bortsättningsmallar som inte fullt ut tar hänsyn till hur mycket klena medelstammar, oröjda bestånd eller andra förutsättningar påverkar produktionen. Därför blir också vikten av att du som entreprenör själv följer upp vad utfallet blir i alla olika objekt ännu större. Kan man hålla en viss nivå på inkört per timme i 90% av objekten och sen hittar stora avvikelser på övriga får man ju också ett underlag för en ny diskussion med kunden om objektens förutsättningar och prissättning i en bortsättning.
